Versjon 1.0. Gjelder fra og med 1. juli 2018.
Dokumentet ble sist oppdatert: 18. februar 2022
1. Generelt
I dette dokumentet forklarer vi hvordan vi håndterer dine personopplysninger i forbindelse med at du besøker våre nettsider, sender inn en søknad om å bli elev, når du er elev hos oss, etter at du har vært elev og er i kontakt med oss. (epost, messenger etc)
Kvitsund Gymnas er behandlingsansvarlig for alle disse opplysningene.
Dette dokumentet skal være lettlest og forståelig. Dersom det mot formodning er noe du ikke forstår, ta kontakt med oss, så retter vi opp feilen.
2. Hvilke opplysninger samler vi inn og hva bruker vi informasjonen til?
A. Når du besøker nettsiden vår
For hver nettside du besøker blir det lagret en liten tekstfil på din datamaskin eller elektroniske enhet. Denne filen kalles cookie og inneholder informasjon om din navigering på nettsiden vår. Formålet med cookies er å gi deg en bedre brukeropplevelse og annonser tilpasset deg.
Analyseformål:
Vi bruker din informasjon til å analysere og forbedre hvordan nettsiden blir brukt. Vi ser på antall besøk, navigasjonsmønstre og annen type statistikk hos Google Analytics.
Markedsføringsformål:
I enkelte tilfeller kan vi også vise reklame basert på ditt besøk på nettsiden vår. Et eksempel på dette er at du får se en reklame fra Kvitsund Gymnas på facebook.
Dersom du ikke tillater bruk av cookies, så kan du deaktivere dette fra din nettleser.
B. Når du sender inn en søknad om å bli elev
Når du fyller ut søknadsskjemaet som ligger på www.kvitsund.vgs.no/soknad så mottar vi de opplysningene som er oppgitt i skjemaet, sammen med karakterutskriften du sender inn.
Denne informasjonen benyttes til følgende:
- Til skolens opptak av elevplasser.
- Til statistikkformål som innebærer hvor mange som søkte, søkerfordeling basert på fylker og antall søkere fordelt på trinn. Statistikk blir lagret for all fremtid, mens persondata blir slettes etter fullført skolegang.
NB! Når du sender inn søknad om å bli elev via www.vigo.no, så er VIGO som behandler opplysningene dine frem til vi mottar disse.
Det rettslige grunnlaget for at vi ønsker denne informasjonen fra deg er for å kunne gjennomføre behandlingen av din skolesøknad og for å ta deg opp som elev.
C. Når du kommuniserer med oss på facebook, messenger, snapchat, epost, sms, telefon, post og tilsvarende tjenester.
Når vi kontakter deg eller besvarer din henvendelse så er det først og fremst for å avklare et spørsmål. Vi ønsker å yte best mulig service. Husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Send derfor ikke sensitive opplysninger. Dersom dette imidlertid skulle skje, så vil dette bli slettet.
Det rettslige grunnlaget på dette punktet er berettiget interesse.
D. Når du er elev hos oss
Her er en oversikt over informasjon som kan bli lagret i løpet av tiden du er elev:
- Navn og fødselsnummer
- Adresse
- Telefonnummer og e-postadresse
- Navn, adresse og e-postadresse til foreldre/foresatte
- Opplysninger om elevenes underveis- og sluttevalueringer
- Fravær og anmerkninger
- Dokumentasjon på fravær
- Faglig progresjon
- Spesielle undervisningsbehov
- Atferdsmønstre og sosiale evner
- Kommunikasjon mellom elever
- Kommunikasjon mellom lærer og elev
- Kommunikasjon mellom skole og hjem
- Informasjon om allergier
- Logg fra elevenes bruk av skolens nettverk
- Bilder, videoer eller lydfiler av elever
Denne informasjon legger grunnlag for gjennomføring av videregående opplæring. På dette punktet vil vi presisere at vi omfattes av forvaltningsloven og friskoleloven.
Denne informasjonen blir slettet ved fullført skolegang, bortsett fra inntakspapirer, kompetansebevis/vitnemål fra Kvitsund – det rettslige grunnlaget for å følge gjeldende lover og regler.
D. Etter at du har vært elev hos oss
Når du avslutter som elev på Kvitsund, så lagrer vi ditt navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og din e-post adresse i et eget dokument. Denne informasjonen benyttes til følgende:
- Vi sender deg invitasjon til jubileumsfest (10-, 20-, 30-, 40-, 50- og 60års-jubilanter)
- Vi sender deg nyhetsbrev, skolemagasin og ev. annen informasjon om skolen.
Det rettslige grunnlaget for å ta vare på denne informasjonen er berettiget interesse. Vi ønsker å kommunisere med deg i tiden etter at du har vært elev hos oss.
3. Hvor lenge lagrer vi opplysninger om deg?
Opplysningene dine lagres så lenge lover og regler krever at vi skal lagre informasjonen.
4. Deler vi opplysninger om deg?
Ja, i visse tilfeller. Dette innebærer følgende:
Digital læringsplattform
Vi benytter Visma in School som vår digitale læringsplattform. Her lagres dine persondata som navn, adresse, telefon, fødselsdato, e-post osv. I tillegg finner du dine karakterer og annen kommunikasjon fra lærere her. Nettsiden er passordbeskyttet og benytter Feide.
Google Disk
Når du sender inn en søknad til oss vil søknadsinformasjonen din bli lagret i et passordbeskyttet dokument på Google Disk, før det sendes i en e-post til oss, som vi lagrer i et eget dokument.
NVB (Nasjonal vitnemålsdatabase)
Når du er ferdig som elev blir dine karakterer sendt i det digitale systemet. Dette benyttes blant annet til når du skal søke på høyere utdanning
Transport, logistikk og levering
Når vi sender noe til deg blir informasjonen delt med feks. Posten Norge eller tilsvarende leverandører
Leverandører som yter tjenester innen markedsføring, webutvikling, foto/film
- Leverandør av søknadsskjema og nettside vil ha tilgang til dette for teknisk vedlikehold og systemoppdateringer.
- Hvis du som elev har gitt samtykke (Eget dokument) til at skolen kan benytte stillbilder og film av deg til markedsføring, så vil denne type materiale bli håndtert av leverandør vi benytter til film og foto. Materiale blir sikkerhetskopiert på to harddisker. Skolen benytter YouTube, Facebook, Instagram, Snapchat og egen nettside som publiseringsplattformer.
5. Hvilke rettigheter har du?
Vi holder dine personlige opplysninger hemmelige og garanterer for at du har muligheten til å benytte deg av dine rettigheter. Kontakt oss og oppgi hvilken rettighet du ønsker å benytte deg av. Dine rettigheter er følgende:
Tilgang til personopplysningene dine (registeruttak)
Dette kravet må fremsettes skriftlig og må signeres av deg personlig.
Endring av dine personopplysninger
Dersom noen av våre lagrede opplysninger om deg er feil, så må du kontakte oss, slik at vi kan korrigere dette.
Sletting av dine persondata
Du kan kreve at vi sletter dine persondata. Det kan imidlertid være enkelte personopplysninger vi er lovpålagt å lagre. Du vil bli informert om dette dersom du fremsetter krav om sletting.
Begrense hvordan vi bruker dine data
Kontakt oss slik at vi kan avtale hvilke type data som vi ikke skal benytte.
6. Her følger kontaktinformasjon til oss:
- E-post: admin@kvitsund.vgs.no
- Postadresse: Kvitsund Gymnas, Jacob Naadlandsveg 2, 3850 Kviteseid
- Telefon: 35068700
- Ytterligere kontaktinformasjon finner du her: https://kvitsund.vgs.no/kontakt